ZAPYTANIE OFERTOWE
na usługę cateringu dla uczniów i pracowników Specjalnego Ośrodka Szkolno-Wychowawczego w Hajnówce w roku szkolnym 2023/2024 dla którego nie stosuje się procedur zawartych w ustawie Prawo zamówień publicznych
Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy w Hajnówce zaprasza do złożenia oferty na wykonanie usługi cateringu w roku szkolnym 2023/2024.
Zamawiający:
Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy w Hajnówce
ul. 3 Maja 27
17-200 Hajnówka
tel. 85 6796960
1. Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest usługa cateringu – wytwarzania i dostarczania całodziennego wyżywienia (śniadanie, obiad, podwieczorek, kolacja) dla wychowanków internatu oraz dwudaniowego obiadu z napojem dla uczniów i pracowników Specjalnego Ośrodka Szkolno-Wychowawczego w Hajnówce w dniach nauki szkolnej tj. od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem okresu przerw świątecznych, dni ustawowo lub dodatkowo wolnych od zajęć w szkole.
• Do oferty należy dołączyć przykładowy jadłospis na 10 dni.
• Przewidywana, szacunkowa ilość wydawanych posiłków dziennie wynosi ok. 35 szt. (całodzienne wyżywienie około 12 osób, dwudaniowy obiad z napojem około 23 szt.).
• Ilość posiłków będzie ulegać zmianie w trakcie roku szkolnego – stosownie do ilości żywionych, zgłaszanych przez pracownika Ośrodka bezpośrednio do Wykonawcy pod numerem telefonu podanym przez Wykonawcę.
• O liczbie obiadów Wykonawca będzie informowany przez pracownika Ośrodka.
• Ilość żywionych korzystających z posiłków dotowanych z MOPS i GOPS zgłaszać będzie do Wykonawcy pracownik Ośrodka.
• Wykonawca w każdym miesiącu będzie dokonywał samodzielnie rozliczeń posiłków oraz wysyłał fakturę za posiłki dotowane do MOPS I GOPS.
• Miejscem dostawy gotowych obiadów jest Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy w Hajnówce ul.3 Maja 27, 17-200 Hajnówka.
• Produkty w dziennym jadłospisie muszą być zgodne z Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 26 lipca 2016r. w sprawie grup środków spożywczych przeznaczonych do sprzedaży dzieciom i młodzieży w jednostkach systemu oświaty oraz wymagań, jakie muszą spełniać środki spożywcze stosowane w ramach żywienia zbiorowego dzieci i młodzieży w tych jednostkach (Dz. U. z 2016r., poz. 1154).
• Proces przygotowywania oraz dostarczania posiłków odbywać się musi zgodnie z wymogami sanitarnymi, zwłaszcza wymogami dobrej praktyki higienicznej.
• Posiłki będą przygotowywane przez osoby posiadające zaświadczenie lekarskie z badań przeprowadzonych do celów sanitarno-epidemiologicznych w zakładzie spełniającym wymagania higieniczno-sanitarne dla zakładów produkcyjnych lub wprowadzających do obrotu posiłki, środki spożywcze.
• Jadłospis układany będzie przez Wykonawcę na okres 5 dni roboczych i dostarczany Zamawiającemu do zatwierdzenia przed rozpoczęciem każdego kolejnego tygodnia świadczenia usług. Zamawiający ma prawo do dokonania zmian w jadłospisie.
• Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontrolowania jakości posiłków.
• Zamawiający zastrzega sobie, że:
– zupy powinny być urozmaicone i nie mogą powtarzać się w ciągu tygodnia;
– każdego dnia w menu muszą występować warzywa surowe lub przetworzone,
– w ciągu tygodnia szkolnego od poniedziałku do piątku, rodzaj potrawy nie może się powtarzać.
• Wykonawca zobowiązuje się dostarczać posiłki w godzinach ustalonych pomiędzy zamawiającym a wykonawcą podczas zawierania umowy. W sytuacjach szczególnych istnieje możliwość zmiany godzin dostarczenia posiłków z jednodniowym wyprzedzeniem zarówno przez Zamawiającego, jak i Wykonawcę.
• Posiłki powinny być dostarczane w termosach i pojemnikach, na które Wykonawca posiada odpowiednie atesty i certyfikaty.
• Posiłki wydawane będą przez Zamawiającego w naczyniach wielokrotnego użytku, które posiada Zamawiający.
• W okresie stanu zagrożenia epidemicznego posiłki powinny być dostarczane w opakowaniach jednorazowych.
• Do obowiązku Wykonawcy należeć będzie codzienny odbiór termosów, pojemników. Wykonawca zapewnia mycie i dezynfekcje we własnych pomieszczeniach termosów i opakowań, w których będą dostarczane posiłki, zgodnie z zasadami i przepisami sanitarnymi i mikrobiologicznymi oraz normami HACCP.
• Cena jednostkowa posiłku powinna zawierać koszt przygotowania i dostarczania.
2. Warunki udziału w zapytaniu ofertowym:
Ofertę może złożyć Wykonawca, który:
Posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania tj. posiada aktualne zezwolenia Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej stwierdzające spełnienie wymagań higieniczno-zdrowotnych do żywienia zbiorowego oraz możliwości prowadzenia cateringu.
• Posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje potencjałem technicznym, ekonomicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
• Znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
3. Zakres wykluczenia wykonawców w przedmiotowym zapytaniu ofertowym:
Zamawiający nie może udzielać zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub
kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania
między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu
Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
• Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
• Posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji
• Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta,
pełnomocnika;
• Pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia opieki lub kurateli.
W ofercie wykonawca winien złożyć oświadczenie o braku ww. powiązań
4. Termin realizacji zamówienia: od 04.09.2023r. do 22.06.2024r.
5. Miejsce i termin złożenia oferty:
siedziba Specjalnego Ośrodka Szkolno-Wychowawczego w Hajnówce – do sekretariatu Ośrodka osobiście lub za pomocą poczty tradycyjnej.
6. Na kopercie należy umieścić: nazwę i adres Zamawiającego, nazwę i adres Wykonawcy
oraz napis: „Oferta na wykonanie usługi cateringu dla Specjalnego Ośrodka Szkolno-Wychowawczego w Hajnówce w roku szkolnym 2023/2024”.
7. Termin otwarcia ofert: 25 sierpnia 2023r. godz. 12:00 – do tego czasu musi wpłynąć
wypełniona przez Wykonawcę oferta wraz z załącznikami.
8. Wycofanie oferty: Oferent ma prawo, przed upływem terminu składania ofert, wycofać się z postępowania poprzez złożenie pisemnego powiadomienia. Powiadomienie o wycofaniu oferty musi być złożone wg tych samych zasad, jak składana oferta, tj. w zamkniętej kopercie, odpowiednio oznakowanej z dopiskiem „WYCOFANA”. Koperty oznakowane dopiskiem „WYCOFANA” nie będą otwierane.
9. Warunki płatności: Opłaty za posiłki płatne będą dokonywane przez osoby wykupujące
obiad (rodziców uczniów lub pracownika wykupującego obiad) bezpośrednio na numer konta wskazany przez Wykonawcę.
10. Sposób przygotowania oferty: ofertę należy sporządzić w formie pisemnej, ceny w niej podane mają być wyrażone w polskich złotych.
11. Opis sposobu obliczania ceny w składanej ofercie cenowej:
• cena oferty musi być podana w PLN cyfrowo i słownie,
• wykonawca określi cenę oferty brutto,
• cena podana w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia,
• cena może być tylko jedna,
• cenę należy obliczyć do dwóch miejsc po przecinku w ten sposób, że jeżeli trzecia cyfra po przecinku jest równa lub większa pięć to zaokrągla się ją w górę, w przypadku cyfry mniejszej od 5 to pozostawia się ją bez zmian.
12. Kryteria wyboru oferty: najniższa cena oraz urozmaicony jadłospis.
13. Rozstrzygnięcie postępowania i zlecenie realizacji zamówienia: O wynikach postępowania Zamawiający poinformuje oferentów biorących udział w postępowaniu na ich wniosek. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, zostanie powiadomiony przez
zamawiającego o miejscu i terminie podpisania umowy.
14. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
15. Pozostałe informacje:
1. W przypadku przedstawienia oferty niezgodnej z niniejszym zapytaniem ofertowym lub nie spełnienia warunków udziału w postępowaniu oferta Wykonawcy zostanie odrzucona z niniejszego postępowania i nie będzie dalej uwzględniana przy ocenie.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
– zmiany lub unieważnienia niniejszego ogłoszenia,
– zmiany warunków lub terminów prowadzonego postępowania ofertowego,
– unieważnienia postępowania na każdym jego etapie bez podania przyczyny, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty.
– wezwanie Wykonawcy do złożenia wyjaśnień i/lub uzupełnienia złożonej oferty.
– wybór najkorzystniejszej oferty jest ostateczny i nie podlega procedurze odwoławczej.
